Viestijä on työpaikallaan monessa roolissa

Organisaation viestintä kehittyy, kun sen viestijästä on moneen rooliin: palvelija, mahdollistaja, vaikuttaja.

Täyttääkö sinun organisaatiosi viestintä hyvän palvelijan, mahdollistajan ja vaikuttajan saappaat? Mitä roolia pitäisi vahvistaa?

Parhaimmillaan viestijä toimii monessa roolissa samanaikaisesti, kun tavoitteena on ajassa elävä viestinnällinen organisaatio, jossa jokainen viestii.

Palveleva viestijä

Organisaatiota ja kollegoita palveleva viestijä lähettää tiedotteen, sijoittaa sen verkkoon, opastaa materiaaleissa, kertoo salasanan, lähettää kuvan, lista on pitkä.

"Sisäisen asiakkaan" (kollegan) toive usein on 'tarvitsen heti'.

Viestijän odotetaan olevan nopea, selkeä ja ystävällinen. Kun arkistot ja konseptit ovat järjestyksessä, kysytty löytyy nopeammin. 

Organisaation kasvuvaiheissa tai kiirejaksoilla välittömien pyyntöjen määrä voi ylittää viestijän kantokyvyn. On kehitettävä pikaisestikin yhteistä käytäntöä, että myös viestinnän asiantuntija voi keskittyä.

Arvostus ja halu auttaa kollegaa onnistumaan sekä vuorovaikutuksen osaaminen tekevät asioinnista miellyttävän ja lopulta työyhteisöstä toisiaan auttavan.

Emmekö lopulta kaikki ole toinen toistemme myös palvelijoita?

Jotta organisaatio onnistuisi perustehtävässään.

Mahdollistava viestijä

Mahdollistava viestijä ennakoi tilanteita, joita kollega ja organisaatio viestinnällisesti kohtaavat, ja varmistaa onnistumista.

Viestijältä odotetaan, että prosessit ovat kunnossa, ilman mutkia tai viivästyksiä.

Viestijä huolehtii kaikille tarkoitetuista viestinnän työkaluista; kollegat saavat talon diapohjan, esitysmateriaaleja ja muita aineistoja esiintymisiin ja julkaisuihin.

Viestijä vastaa viestintäkanavista. Parhaimmillaan niihin saadaan sisällöt laadukkaasti ja ripeästi - ja myös seurantatietoa viestin suosiosta.

Viestijällä on omia päättäjä-, media- ja viestintäverkostoja.

Viestijä valmentaa henkilöstöä kanavien käyttöön ja järjestää esimerkiksi esiintymiskoulutusta.

Viestijä tarvitsee valmentajan ja kouluttajan taitoa ja intuitiota.

Ammattitaidollaan hän tunnistaa, mitä kukin asiantuntija tai johtaja tarvitsee onnistuakseen viestinnässä. Hänellä on taitoa kannustaa ja opastaa toista paremmaksi ja loistamaan.

Jokainen viestii.

Vaikuttava viestijä

Organisaation vaikuttajan roolissa viestijä johtaa ja vaalii organisaation brändiä. Ammattitaidollaan hän tukee sitä, että sidosryhmät haluavat olla tekemisissä organisaation kanssa.

Viestijä punnitsee, mihin kampanjoihin organisaatio lähtee mukaan. Järjellä ja intuitiolla hän on varmistamassa, että organisaation ulostulot yksittäisistä tiedotteista kampanjoihin kommunikoivat organisaation arvoja ja perustehtävää.

Viestijä ennakoi henkilöstön ja organisaation osaamisen haasteita ja luo siihen kehitysohjelmia. Hän vaali aktiivisesti avointa hallintokultuuria.

Viestijä valmistelee talon yhteisiä media-, julkaisu-, kriisiviestintä-, kanava- ym. linjauksia jokaisen käyttöön. Eli "miten meillä viestintää arjessa hoidetaan". Hän myös luo arvioinnin käytäntöjä.

Viestintäjohtajan kuuluu olla vaikuttajan roolissa organisaatiossa, mutta parhaimmillaan sitä on kukin viestinnän asiantuntija omalla vastuualueellaan.

Vaikuttajan roolia henkilöstö ei välttämättä osaa odottaa tai toivoa viestijältä. Viestijän ei pidä jäädä odottamaan, vaan täyttää osaavasti vaikuttajan saappaat.

Esimerkiksi brändin onnistunut elo ei tule kuin "taikaiskusta", vaan on usein johdonmukaisen johtamisen tulos.

Vaikuttajana viestijä luotaa ympärillä tapahtuvia muutoksia ja on työssään näkemyksellinen ja verkostoituva. Hän näkee oman vastuualueensa yli ja tekee omalla osaamisellaan arvoa koko organisaatiolle.

Roolitus tasapainossa?

Mikä merkitys näiden roolien tarkastelulla on?

Muutokset toimintaympäristössä ja itse organisaatiossa heijastuvat miltei kaikki heti viestintään, johtamiseen ja hallintoon. Muutosten keskellä nämä toiminnot ovat yhä haastavampia johdettavia. On tärkeää ennakoida.

Johdettavana viestintä on kuin "liehuva liekinvarsi" pallomeressä - ja vaatii siis näkemyksellistä johtajuutta.

Viestijän, muun johdon tuella, on viisasta "orkesteroida" aikaa kaikkiin viestinnän rooleihin palvelijasta vaikuttajaan. Jos kaikki aika menee ratkoessa päivittäisiä ongelmia, ennakointiin ja tulevaan varautumiseen ei jää aikaa.

Pohdittavaksi:

• Missä roolissa oman organisaatiosi viestintä onnistuu riittävän hyvin?
• Onko roolitus teillä tasapainossa?
• Missä ovat kunkin roolin ilot tai kipupisteet, jotka vaatisivat puuttumista?

Viestinnän eri roolien vaatimuksia voi tarkastella myös rekrytoinneissa. Aikamme muutoksissa työelämässä tarvitaan yhä enemmän näkemyksellisyyttä, itsenäisyyttä (itseohjautuvuus), yhdessä tekemistä (porukkaohjautuvuus) ja hyviä vuorovaikutustaitoja sekä halua omaksua uutta osaamista, myös työtavoissa.

Viestijälle itselleenkin voi olla helpottavaa oivaltaa, että nyt en voi olla vain jees-tyyppi palveluroolissa, koska nyt vaikutan, että organisaatiomme kehittyy. Siihen tarvitaan jämäkkyyttä. Viestijälle tästä voi tulla oma osaamispolku vaikka mentorin tuella.

Tehdäänpä vertailu HR:ään. Palvelijalta tulee palkka tilille ja loma-ajat sovituksi. Mahdollistajalta löytyvät hyvät käytännöt vaikkapa esimiestyöhön. Vaikuttaja polkee esiin näkemykselliset suuntaviivat esimerkiksi rekrytointeihin ja osaamisen kehittämiseen.

Vene keikkuu myös, jos organisaatio ei onnistu vaikuttajan tasolla.

Tsemppiä niille kaikille viestintävastaaville, jotka olette ainoita viestintäihmisiä ja siis kaikissa rooleissa organisaatioissa. Olette aikamoisia monitaitureita! PS. Muistakaa yhdessä rajata työ kaikista olennaisimpiin asioihin.🙏🏻

Eilalla on 20 vuoden kokemus isojen järjestöjen viestintäjohtajana ja johtoryhmän jäsenenä. Eilalla on kansainvälinen viestinnän ja johtamisen MBA-tutkinto. Eila Vie - jokainen viestii.

#viestintä #organisaatio #roolit #palvelija #vaikuttaja #mahdollistaja #johtaminen

Teksti ja kuvan kooste: Eila Ruuskanen-Himma.